CONTROLES DE SISTEMAS DE INFORMACION

CONTROLES DE INFORMACION

ACTIVO FIJO

Preventivo.

1. El responsable recibe notificación del almacén de la adquisición de nuevos activos de la empresa mediante copias de las órdenes de entrada, copias de las facturas que amparen la propiedad del bien, o copia del oficio de donación.
2. Con base en las especificaciones y datos que contiene el documento comprobatorio del bien, se procede a elaborar Altas de activos fijos. Para control del mismo la cual pasa a ser parte del archivo físico, y en su caso del archivo electrónico del la empresa.
3. cada articulo propiedad del la empresa tiene asignado un número o código de inventario, ya sea en la forma manual o por medio de código de barras, de manera que se facilite el control y el registro correspondiente.

Detectivo.

1. Periódicamente se realiza un inventario de bienes, selectivo por sí mismo o por medio de personal que sea asignado para el efecto, con objeto de mantener el control de las existencias.
2. Anualmente o cuando se solicite se realiza un informe de los activos disponibles de la empresa, así como de los movimientos de altas y bajas que se efectúen.

Correctivo.

1. Cuando hay irregularidades, se procede a canalizar con su superior las notificaciones de cargo hacia alguna persona de la compañía, cuando se presuma que existe responsabilidad o negligencia por parte del encargado o trabajador a quien estuviera confiado algún bien o equipo, y éste sufra deterioros, o el extravío, para los trámites y deslinde de responsabilidades correspondientes.

COMPRAS POR ADJUDICACIÓN DIRECTA.

Preventivo.

1. Las compras o servicios se inician debido al requerimiento de bienes y servicios que por su monto y especialidad caen en este tipo de adjudicación.
2. El departamento solicitante deberá describir y precisar en su formato de pedido todas las características técnicas, especificaciones y toda la información necesaria de los bienes y servicios que solicita.
3. Se realizan tres cotizaciones con al menos tres proveedores diferentes.
4. En caso de bienes y servicios recurrentes, el departamento de compras se basa en listas de precios que los proveedores previamente hayan enviado y verificado su vigencia.
5. Las compras se turnan al jefe de compras para el visto bueno.

Detectivo.

1. Periódicamente se revisan las compras con las requisiciones de bienes y servicios de cierto proveedor.
2. Se hace corte de formas mensual (folios) para verificar la descripción de las facturas, para que esta coincida con lo entregado al almacén.
3. Se revisan todas las documentaciones soporte de las compras de más de un monto elevado.
4. Se lleva verifican saldo mensuales de las cuentas bancarias utilizadas para adquisición de bienes, además, estas se verifican con los cheques que han sido cobrados por los proveedores.

Correctivo.

1. Por anomalías o irregularidades se informará por escrito a la Dirección General y a la subdirección administrativa. De la situación o problemática existente.
2. El departamento de compras espera la respuesta o las instrucciones que se emitan como consecuencia del punto anterior.

DEPARTAMENTO DE TESORERIA.

Preventivo.

1. Almacenar los soportes de todas las transacciones.
2. Es aconsejable que los talones se extiendan con dos firmas autorizadas, siempre que la segunda persona no se limite a firmar automáticamente, sin comprobar los documentos justificativos del pago.
3. Validación de datos previa al procesamiento. En el momento del pago deben sellarse las justificantes, para evitar fraudes o pagos por duplicado.
4. Verificación de datos. Con anterioridad al pago de una factura debe comprobarse la fecha del documento, que éste figure a nombre de la entidad, que los servicios o bienes recibidos estén de acuerdo con los pedidos, contratos, etc.; que los precios y los cálculos sean correctos. Todos estos requisitos deben llevar el visto bueno de quien lo haya comprobado.
5. Que las personas que manejan el efectivo no lo hagan individualmente.
6. Que las personas que preparan los cheques sean distintas de las que manejan los cobros y recibos de caja.
7. Los cheques deben guardarse bajo llave por la persona que los prepara.
8. Documento de resguardo de fondo fijo.

Detectivos.

1. El efectivo ha de ser revisado periódicamente.
2. Revisión de bitácoras mensualmente, parta detectar excedentes o déficits y cuantificarlos y así determinar el plazo de financiamiento necesario.
3. Los justificantes (facturas) de los cobros son verificados en cuanto a folio y fecha, monto, cantidades recibidas.
4. Se relacionan los vales emitidos, y el monto total en monetario de los vales.
5. Se hacen arqueos de caja sorpresa.
6. Se hacen revisiones de fondo fijo sorpresa.
7. Conciliaciones mensuales de los saldos contables con los libros auxiliares y con los extractos contables.

Correctivo.

1. En caso de tener algún problema con algún banco o casa de cambio, hacer convenio con algún otro.
2. El director de Finanzas de acuerdo con la tesorera deben cambiar el método de registro de operaciones y simplificarlas.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

Preventivos.

1. Las personas que efectúen los cobros deben ser distintas de las que manejan los registros de las cuentas a cobrar, es decir, la contabilización de dichas cuentas debe ser independiente del manejo de los fondos recibidos.
2. Que las personas que llevan a cabo las operaciones no tengan acceso a los registros contables
3. Que el trabajo de las personas que contabilizan sea revisado por personas sin funciones incompatibles.

Detectivo.

1. Conciliaciones mensuales de los saldos contables con los libros auxiliares y con los extractos contables.

Correctivo.

1. Al encontrarse errores en la contabilidad se emite un informe de los mismos y se buscan las causas que los originaron, al igual que se remite a una búsqueda de los papeles de trabajo para corregir los errores en los estados financieros.
2. Se fincan responsabilidades de acuerdo a la decisión de la dirección general de la empresa.

PRODUCCIÓN.

Preventivos.

1. Lista de verificaciones asegurar la atención del operador a los pasos de un procedimiento.
2. Interruptores de paro –para detener el equipo cuando una máquina detecta una condición de error.
3. Contadores para garantizar que todas las partes han sido utilizadas o todas las acciones han sido completadas.
4. Mantenimiento de fluidos y engranajes de la maquinaria de producción.
5. Control de las refacciones mediante salidas de almacén.
6. Control mediante contadores de las horas de uso de la maquinaria.
7. Establecimiento de programas sistemáticos de capacitación y producción.
8. Revisión semanal de todas las partes sujetas a desgaste continúo.
   
   

Detectivo :

1. Revisar periódicamente que las actividades de producción estén coordinadas con la dirección de ventas para detectar si se está produciendo la cantidad requerida o hay un exceso o déficit en la producción.
2. Realizar auditorías internas mensuales
3. Permitir que otras empresas (clientes generalmente) auditen la empresa.

Correctivo:

1. Implementación de procesos simplificados
2. Modificar el nivel de producción, en caso de encontrar desigualdades con el depto. de ventas.
3. Implementar programas de calidad
4. En caso de que el PT no cumpla con los estándares de calidad, se deben establecer puntos de control dentro del proceso.
5. En caso de fallas repetitivas en los equipos de trabajo, desarrollar un plan de mantenimiento preventivo para asegurar la disponibilidad de los equipos.