En
cuanto a los procedimientos de control contable en el PED, la declaración
define que algunos procedimientos se refieren a todas las actividades del PED
(controles generales) y algunos se refieren a funciones
contables específicas, tales como la preparación de relaciones contables o nóminas
(controles de aplicación).
Los
controles generales comprenden:
b.
Los procedimientos para la documentación,
revisión, prueba y aprobación de los sistemas o programas y los cambios a los
mismos,
c.
Controles incorporados en el quipo por el fabricante (normalmente
conocidos como "controles de equipo)",
Las
debilidades en los controles generales tienen frecuentemente efectos
trascendentales. Cuando los controles generales son débiles o inexistentes, el
auditor deberá considerar el efecto de dichas debilidades o inexistencias en la
evaluación de los controles de aplicación.
Los
controles de aplicación se refieren a los trabajos específicos realizados por
el PED. Su función
es proporcionar seguridad
razonable de que el registro, procesamiento y reporte de los datos se efectúan
en forma adecuada. Hay una variedad considerable de procedimientos particulares
y de registros
que se usan para poner en efecto controles de aplicación. Los controles de
aplicación son frecuentemente clasificados como "controles sobre la
entrada (input)", "controles de procesamiento" y "controles
sobre la salida (output)".
Segregación
de funciones.
Muchos
sistemas de PED no sólo procesan datos contables sino también incluyen
procedimientos para detectar errores e irregularidades y para proporcionar
autorización específica para ciertos tipos de transacciones. Debido a que los
procedimientos pueden ser combinados, es más probable que se combinen funciones
incompatibles en una actividad de PED que en una actividad manual.
Frecuentemente,
las funciones que podrían ser consideradas como incompatibles si fueran
realizadas por un solo individuo
en una actividad manual, son realizadas mediante el uso de un programa
o una serie de programas de PED. Una persona
que tiene la oportunidad de efectuar cambios no aprobados a cualquiera de
dichos programas, realiza funciones incompatibles en relación con la actividad
de PED.
Los
archivos de datos del PED frecuentemente son registros básicos de un sistema de
contabilidad.
No pueden ser leídos o cambiados sin el uso del PED, pero pueden ser cambiados
mediante el uso del PED sin evidencia visible que el cambio
ha ocurrido. Una persona en posición para efectuar cambios no aprobados en
archivos de datos del PED realiza funciones incompatibles.
Los
programas supervisores son usados en algunos sistemas de PED para realizar
funciones generales en más de un programa de aplicación. Los programas
supervisores incluyen (a) "sistemas operativos",
que controlan el equipo de PED y que puede procesarse uno o más programas de
aplicación en un momento dado y (b) "sistemas de manejo de datos" que
realizan funciones estándar de manejo de datos para uno o más programas de
aplicación. Un individuo que puede hacer cambios no aprobados en los programas
supervisores tiene la oportunidad de iniciar transacciones no autorizadas
similares a aquellas de una persona que puede efectuar cambios no aprobados en
programas de aplicación o archivos de datos; por tanto, esa persona, realiza
funciones incompatibles.
Los
párrafos anteriores comentan las funciones incompatibles correspondientes a
aspectos tales como la asignación de funciones, cambios en programas, mantenimiento
de archivos de datos y sistemas operativos
y de manejo de datos. Si los individuos involucrados realizan funciones
incompatibles, pueden aplicarse controles compensatorios. Por ejemplo, un plan
de organización y operación puede contener controles sobre el acceso al equipo
de PED, controles efectivos sobre la biblioteca
y prever una supervisión
y rotación de personal
efectiva. También, los departamentos usuarios u otros grupos
de control pueden establecer en forma independiente conteos de documentos
o totales de campos de datos significativos. Los controles compensatorios son
complementados frecuentemente por procedimientos de auditoría interna.
Ejecución
de transacciones
La
extensión en que es usado el PED en la ejecución de los pasos en el ciclo de
una transacción varía. En función de la extensión en que el PED es usado para
ejecutar pasos en el ciclo de una transacción, el programa de aplicación de PED
normalmente incluye procedimientos de control contable diseñados para asegurar
que los pasos son ejecutados de acuerdo con autorizaciones específicas o
generales emitidas por personas (incluyendo, en sistemas avanzados, a clientes
u otras personas no empleadas por la entidad) actuando dentro de su campo de autoridad.
Estos procedimientos pueden incluir verificaciones para identificar datos que
caen fuera de límites
predeterminados o pruebas
de razonabilidad en forma general.
Registro
de transacciones
El
uso de PED para procesar o iniciar transacciones puede afectar la fuente y
extensión de posibles errores. La efectividad del control contable sobre el
registro de transacciones por PED depende de a) el funcionamientos de los
procedimientos de PED que registran las transacciones y producen la información
de salida (tal como listados o cuadros contables, sumarias, archivos magnéticos
y reportes de excepción), y de b) el seguimiento u otras acciones
de los usuarios de la información de salida.
Acceso
a los Activos
El
personal de PED tiene acceso a los activos
si la actividad de PED incluye la preparación o procesamiento de documentos que
lleven al uso o disposición de los activos. En este caso, los controles
compensatorios de los que se comentó anteriormente, deben ser implementados
para minimizar las posibilidades de acceso no autorizado a los activos por el
personal de PED.
Comparación
de los Registros Contables con los Activos
El
PED es frecuentemente usado para comparar los registros contables con los
activos. Las condiciones en que pueden ocurrir errores e irregularidades deben
ser consideradas.
La
revisión del sistema de control contable del cliente por el auditor debe
comprender todas las actividades manuales, mecanizadas y de PED significativas
e importantes y la relación entre el PED y los departamentos usuarios. La
revisión debe comprender los procedimientos de control relacionados con
transacciones, desde su origen o fuente hasta su registro en los libros
de contabilidad y los procedimientos de control relacionados con el registro
contable de los activos. La revisión es un proceso de obtención de información
que depende de preguntas inteligentes hechas al personal del cliente, observación
de los trabajos asignados y de los procedimientos de operación y referencia a
la documentación disponible relacionada con el control contable.
La
revisión del auditor debe estar diseñada para proporcionar un conocimiento
del flujo de las transacciones a través del sistema contable, de la extensión
en que el PED es usado en cada aplicación contable importante y de la estructura
básica del control contable. Durante esta fase el auditor puede identificar
algunos de los procedimientos específicos de control contable relacionados con
cada aplicación y puede darse cuenta de debilidades materiales
aparentes en los procedimientos. El conocimiento
se obtiene ordinariamente por preguntas, pero también puede obtenerse por
observación del personal del cliente y revisión de la documentación. Dicho
conocimiento preliminar de los procedimientos de PED normalmente se refiere a
los controles generales y a los controles de aplicación discutidos
anteriormente.
Después
de completar la fase preliminar de la revisión, el auditor debe estar en
posición de evaluar, para cada aplicación contable sustancial, la importancia
del control contable del PED en relación al sistema total de control contable
y, por lo tanto, de determinar la extensión de su revisión del control contable
del PED.
a.
El auditor puede concluir que los procedimientos de control contable
dentro de las porciones de la aplicación o aplicaciones de PED parecen
proporcionar una base confiable suficiente para reducir la extensión de sus
pruebas sustantivas. En ese caso, deberá completar su revisión de los
procedimientos de control contable del PED, efectuar las pruebas de
cumplimiento respectivas y evaluar los procedimientos de control para
determinar la extensión a que pueden restringirse las pruebas sustantivas.
b.
El auditor puede concluir que existen debilidades en los procedimientos
de control contable en las porciones de la aplicación o aplicaciones de PED
suficientes para eliminar su confianza en dichos procedimientos; no podrá
confiar en esos procedimientos de control contable del PED. El auditor
deberá evaluar el impacto potencial de dichas debilidades en los estados
financieros que está examinado tan pronto como vengan a su atención
y deberá cumplir con sus objetivos de auditoría por otros medios.
c.
El auditor puede decidir no extender su revisión preliminar y no
efectuar pruebas de cumplimiento relacionadas con los procedimientos de control
contable dentro de las porciones de la aplicación o las aplicaciones de PED aún
cuando concluya que los controles son aparentemente adecuados. En ese caso, no
podrá confiar en esos procedimientos de control contable del PED. Las
situaciones de este tipo podrán ser esas en las que,
1.
El auditor puede concluir que el esfuerzo de auditoría requerido para
completar su revisión y las pruebas de cumplimiento excederían la reducción de
esfuerzo que podría lograrse al confiar en los controles contables del PED.
2.
El auditor concluye que ciertos procedimientos de control contable del
PED son redundantes debido a que existen otros procedimientos de control
contable.
El
propósito de las pruebas de cumplimiento es proporcionar razonable seguridad de
que los procedimientos de control contable son aplicados en la forma en que
fueron descritos.
Algunos
procedimientos de control contable dentro de la actividad de PED dejan
evidencia visible que indica que los procedimientos fueron ejecutados.
Algunos
procedimientos de control contable dentro de la actividad de PED, especialmente
aquellos en programas que son diseñados para detectar datos erróneos o
inválidos, no dejan evidencia visible que indique que los procedimientos fueron
ejecutados. Por lo tanto, el auditor deberá probar estos controles revisando
las transacciones entregadas para proceso para determinar que ninguna de las
transacciones procesadas tiene condiciones inaceptables o que las condiciones
inaceptables existentes fueron reportadas y resueltas adecuadamente. La
revisión puede hacerse manualmente si las condiciones lo permiten, o el auditor
puede tener la capacidad o considerar necesario utilizar el PED para detectar
condiciones inaceptables, ya sea utilizando sus programas independientes o
utilizando copias de los programas del cliente, los cuales el auditor ha
determinado, en forma independiente, que son adecuados para sus propósitos.
La
evaluación de los aspectos de PED en un sistema de control contable no es
diferente conceptualmente de la evaluación de otros aspectos del sistema y
deberá ser parte integral de la evaluación del sistema hecha por el auditor.
Los procedimientos de control contable ejecutados tanto dentro de la actividad
de PED como por los departamentos usuarios, influyen en la efectividad del
sistema y deberán ser considerados en forma conjunta por el auditor.
La
declaración sobre Normas de Auditoría No. 3, (SAS -3) fue emitida en el año 1974.
Existen
actualmente varios pronunciamientos o guías de auditoría contra los cuales
podríamos contrastar las normas de auditoría de
sistemas enunciadas en el SAS 3 comentado arriba.
Siendo que todos estos pronunciamientos actuales están directa y estrechamente
relacionados, me permitiré hacer mi análisis
comparativo con respecto a las Normas Internacionales de Auditoría por
considerar que éstas, de alguna manera, son de aplicación más general y abarcan
un ámbito más amplio de situaciones, a diferencia de aquellos pronunciamientos
relacionados con la ley
SOX que son de aplicación más restringida y específicos para las compañías
americanas.
La
norma internacional de auditoría 315, titulada "Entendimiento de la
entidad y su entorno y evaluación de los riesgos de representación errónea de
importancia relativa", tiene como propósito establecer normas y
proporcionar guías para obtener un entendimiento de la entidad y su entorno,
incluyendo su control interno. Específicamente establece que "El auditor
deberá obtener un entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo su
control interno, suficiente para identificar y evaluar los riesgos de
representación errónea de importancia relativa de los estados financieros ya
sea debido a fraude
o error, y suficiente para diseñar y desempeñar procedimientos adicionales de
auditoría".
En
el apartado de Características de elementos manuales y automatizados del
control interno relevantes para la evaluación del riesgo por el auditor,
numeral 58, menciona lo siguiente:
"El
uso de elementos manuales o automatizados en el control interno también afecta
la manera en que las transacciones se inician, registran, procesan e informan.
Los controles en un sistema manual pueden incluir procedimientos como
aprobaciones y revisiones de actividades, y conciliaciones y seguimiento de
partidas de conciliación. Alternativamente, una entidad puede usar
procedimientos automatizados para iniciar, registrar, procesar e informar
transacciones, en cuyo caso los registros en formato electrónico sustituyen
documentos de papel como órdenes de compra, facturas, documentos de embarque y
registro de contabilidad relacionados. Los controles en sistemas de TI consisten
de una combinación de controles automatizados (por ejemplo, controles
integrados en programas de computador)
y controles manuales. Más aún, los controles manuales pueden ser independientes
de TI, pueden usar información producida por TI, o pueden estar limitados a
monitorear el funcionamiento efectivo de TI y de los controles automatizados y
a manejar las excepciones. Cuando se usa TI para iniciar, registrar, procesar o
informar transacciones, u otros datos financieros para inclusión en los estados
financieros, los sistemas y programas pueden incluir controles relacionados con
las correspondientes aseveraciones para cuentas
de importancia relativa o pueden ser críticos para el funcionamiento efectivo
de los controles manuales que dependan de TI.
En
cuanto al proceso de evaluación del riesgo por la entidad, el auditor deberá
obtener un entendimiento del sistema de
información, incluyendo los procesos
de negocio relacionados, relevante para la información financiera, incluyendo
las áreas siguientes:
·
Las clases de transacciones en las operaciones de la entidad que sean
importantes para los estados financieros.
·
Los procedimientos, tanto en sistemas de TI como manuales, por los que
se inician, registran, procesan e informan dichas transacciones en los estados
financieros.
·
Los registros contables relacionados, ya sea electrónicos o manuales,
que soportan información y cuentas específicas en los estados financieros,
respecto de iniciar, registrar, procesar e informar las transacciones.
·
Cómo captura el sistema de información los hechos y condiciones,
distintos de clases de transacciones, que son importantes para los estados
financieros.
·
El proceso de información financiera utilizado para preparar los estados
financieros de la entidad, incluyendo estimaciones contables y revelaciones
importantes.
No
se encontró ninguna incongruencia entre lo que aquí se menciona y lo expuesto
en el SAS 3. Si bien se nota una cierta especificidad en cuanto a los
procedimientos a seguir por el auditor para lograr un entendimiento de la
entidad y su entorno, todos los procedimientos se consideran incluidos dentro
de las indicaciones más amplias del SAS 3.
El
numeral 93, indica que el Auditor deberá obtener un entendimiento de cómo ha
respondido la entidad a los riesgos que se originan de la TI. El uso de TI
afecta la manera en que se implementan las actividades de control. El auditor
considera si la entidad ha respondido de manera adecuada a los riesgos que se
originan de TI estableciendo controles generales de TI efectivos y controles de
aplicación. Desde la perspectiva del auditor, los controles sobre los sistemas
de TI son efectivos cuando mantienen la integridad de la información y la
seguridad de los datos que procesan dichos sistemas.
Al
igual que en el SAS 3, se hace referencia a los controles especiales de TI,
diferenciándolos entre controles generales y controles de aplicación. Sin
embargo, se hace referencia a los mismos como respuesta a los riesgos que se
originan de la TI. Es este aspecto o enfoque del riesgo en cuanto a los
controles el que podría significar una diferencia, aunque no significativa o de
fondo, entre los lineamientos del pasado y los del presente.
No
encontré ningún otro pronunciamiento o norma internacional de auditoría que se
refiriera a aspectos específicos de la TI, aunque hay varias normas que hacen
mención de la misma pero de una manera muy general y ninguna de estas menciones
presentan un aspecto que modifique o contradiga los principios
enunciados en el SAS 3.De hecho, las siguientes normas y declaraciones
específicas de TI fueron derogadas con ocasión de la entrada en vigor de la
norma internacional de auditoria 315 que he comentado más arriba, a partir de
diciembre de 2004, como sigue:
Declaraciones
Internacionales de Prácticas de Auditoría:
1002
Ambientes de CIS-Sistemas de computadoras en línea
1003
Ambientes de CIS-Sistemas de Base de Datos
1008
Evaluación del riesgo y el control interno- Características y consideraciones
del CIS
Para
finalizar con el análisis comparativo de las primeras normas de auditoría
relativas al procesamiento electrónico de datos y las normas más recientes, nos
referiremos al ambiente guatemalteco donde se emitió la norma de auditoría No.
26, Auditoría en un ambiente de PED. Esta norma fue promulgada por el INSTITUTO
GUATEMALTECO DE CONTADORES PÚBLICOS Y AUDITORES, en el año 1993.
En
su parte introductoria dicha norma establece que el objetivo
y alcance globales de una auditoría no cambian en un ambiente de PED. Sin
embargo, el uso de un computador cambia el procesamiento y conservación de la
información financiera y puede afectar la organización y los procesamientos
empleados por la entidad para alcanzar una adecuada estructura de control
interno. En consecuencia, los procedimientos seguidos por el auditor en su
evaluación del sistema de contabilidad y de los controles internos relativos, y
la naturaleza, oportunidad y alcance de sus otros procedimientos de auditoría
pueden ser afectados por un ambiente PED.
El
principio de que el objetivo y el alcance de una auditoría no cambian,
independientemente del método de procesamiento de datos utilizado, pero que
éste sí puede influir en los procedimientos empleados por una entidad para el
logro de sus objetivos de control contable se mantiene inalterable.
En
cuanto a la capacidad y competencia
del auditor, la Norma de auditoría No. 26 no añade ninguna nueva competencia a
las ya requeridas por el SAS 3, más que los conocimientos suficientes de PED
para implementar los procedimientos de auditoría que sean necesarios. En este
caso, si bien el principio sigue siendo el mismo, sí cabe hacer la
consideración que los conocimientos de PED necesarios para que el auditor lleve
a cabo su trabajo
con eficiencia
y efectividad sí han cambiado y requieren de una educación
continua de parte del auditor.
En
cuanto a la planeación
de la auditoría, los lineamientos generales en cuanto al conocimiento que debe
obtener el auditor en cuanto al ambiente de PED en la entidad a ser auditada,
el grado de utilización del mismo, el flujo de las transacciones y los
controles generales así como los controles de aplicación, todo ello con el fin
de determinar el grado de confianza que espera depositar en los controles PED
en su evaluación global de la estructura de control interno, se mantienen
invariables con respecto a lo normado por el SAS 3.
En
cuanto al sistema de contabilidad y la estructura de control interno, la norma
No. 26 hace de nuevo referencia a que, si el auditor planea apoyarse en
controles internos para efectuar su auditoría, debe tomar en cuenta los
controles generales de PED y los controles de aplicación PED, o sea, mantiene
la importancia de identificar, analizar y evaluar estos controles, como lo hizo
en su momento el SAS 3.
Finalmente,
en cuanto a la evidencia de auditoría, la norma No. 26 señala las instancias en
las que podría ser necesaria la utilización de técnicas de auditoría con ayuda
del computador, TAACS, O CAATS por sus siglas en inglés,
que también fueron referidas en su oportunidad por el SAS 3.
CICLOS DE TRANSACCIONES
Las auditorías se realizan dividiendo
los estados financieros en segmentos o componentes más pequeños. Esta división
permite que la auditoria sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a
los diferentes miembros del equipo de auditoría. La mayoría de los
auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como
dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en forma separada pero no por
completo independiente uno de otro.
Por ejemplo al auditar
los activos fijos quizá se detecte
un efecto por pagar no registrado. Los resultados se combinan una vez que se
termina la auditoría de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros
segmentos.
Ciclo: Enfatiza al
Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y
transacciones.
Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.
La
Auditoría por Ciclos de Transacciones (objetivos):
· Se basa en verificar los pasos
para procesar una Transacción que culmina en un efecto sobre E.F., por
adquisición, gasto o servicio, recepción de préstamo, adquisición de una
obligación, etc.
· Su objetivo es analizar
gráficamente la eficiencia de controles internos para garantizar la integridad
de las cifras resultantes.
Estudio y Evaluación de la
Estructura del Control Interno:
El Control Interno: Comprende el plan de
organización, métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para
salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos
contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas
administrativas.
Esquema a observar para Estudio
de cada Ciclo:
· Que las transacciones se ejecuten
adecuadamente (eficiencia operativa)
· Que las transacciones estén
debidamente registradas (obtención de información financiera razonable y oportuna).
· Custodia de los activos
(protección a los activos)
Principales
Tipos de Ciclos de Transacciones:
|
·
Tesorería
|
|
o Egresos
|
|
§ Compra (adquisición)
|
|
§ Nómina (pago)
|
|
·
Conversión
|
|
·
Ingresos.
|
|
o Ventas
|
|
o Ingresos de Efectivo
|
|
·
Información Financiera.
|
CICLO
DE INGRESOS
Generalidades
El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que
se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus
productos y servicios.
Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de
los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta
la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de
éstos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el
control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la
determinación del costo de ventas es una función contable que puede
identificarse con el ciclo de ingresos.
Funciones Típicas
Es necesario señalar las Funciones Típicas de
un ciclo de Ingresos y podrían ser las siguientes:
- Otorgamiento de crédito
- Toma de pedidos
- Entrega o embarque de mercancía y/o prestación
del servicio
- Facturación
- Contabilización de comisiones
- Contabilización de garantías
- Cuentas por cobrar
- Cobranza
- Ingreso del efectivo
- Ajuste a Facturas y/o notas de crédito
- Determinación del costo de ventas
Asientos Contables Comunes
Dentro del ciclo de ingresos podríamos
distinguir los siguientes asientos contables mas comunes:
- Ventas
- Costo de ventas
- Ingresos de caja
- Devoluciones y rebajas sobre ventas
- Descuentos por pronto pago
- Provisiones para cuentas de cobro dudoso
- Cancelaciones y recuperaciones de cuentas
incobrables
- Gastos de comisiones
- Creación de pasivos por el impuesto a las ventas
- Provisiones para gastos de garantía
Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían
ser:
- Pedidos de clientes
- Ordenes de venta y embarque
- Conocimientos de embarque
- Facturas de venta
- Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre
ventas
- Avisos de remesas de clientes
- Formas especiales para llevar a cabo ajustes a
cuentas de clientes
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos,
listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para
poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se
produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos
de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) BASES DE REFERENCIA: Representadas por información que se utiliza para el proceso de
transacciones.
- Listas y/o archivos maestros de clientes de
crédito
- Catálogos de productos y listados o archivos de
precios
b) BASES DINAMICAS: Representadas por información resultante del proceso de las transacciones
y que como tal se está modificando constantemente.
- Archivos de órdenes de clientes pendientes de
surtir
- Auxiliares de clientes
- Estadísticas de ventas
- Diarios de ventas
Enlaces con otros ciclos
Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces
normales con otros ciclos:
- Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de
tesorería
- Embarques de productos que se enlazan con el
ciclo de producción
- Concentraciones de actividades ( Pólizas de
registro contable), que se enlazan con el ciclo de informe financiero
CICLO
DE COMPRAS
Generalidades
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que
se requieren llevar a cabo para:
La adquisición de bienes, mercancías y servicios
- El pago de las
adquisiciones anterior
- Clasificar,
resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago
El ciclo de compra contiene la adquisición y el
pago de :
- Inventarios
- Activo Fijo
- Servicios Externos
- Suministros y/o
abastecimiento
Funciones Típicas
Las funciones Típicas del ciclo de compras son:
- Selección de
Proveedores
- Preparación de
solicitudes de compra
- Función
especifica de compras
- Recepción de
mercancías y suministros
- Control de
calidad de mercancías y servicios adquiridos
- Registro y
control de cuentas por pagar y pasivos acumulados
- Desembolso de
efectivo
Asientos contables comunes
Se pueden distinguir los
siguientes asientos contables comunes:
- Compras
- Desembolso de efectivo
- Pagos anticipados
- Acumulación de pasivos
- Ajustes de compras
Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y
documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:
- Requisiciones de compras
- Ordenes de compras y contratos
- Documentos de recepción de mercancías
- Facturas de proveedores
- Notas de cargo y de crédito
- Solicitudes de cheques
- Recibos de servicios
- Pólizas cheque
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos para compras pondrían ser las siguientes:
- Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos que
ofrece, precios, etc.,
- Archivos de cuentas por pagar que contengan las cuentas pendientes de
pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados
- Los pedidos a proveedores pendientes de surtir
Enlaces con otros ciclos
Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes enlaces
normales con otros ciclos:
- Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería
- Recepciones de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el
ciclo de producciones
- Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con
el ciclo de informe financiero
CICLO
DE PRODUCCIÓN
Generalidades
Las funciones del ciclo de producción manejan recursos
tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales
existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se
tienen para usarse en el negocio.En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos.
Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas.
Funciones Típicas
Las funciones Típicas del ciclo de producción son:
- Contabilidad de costos
- Control de Fabricación
- Administración de inventarios
- Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo
Asientos contables comunes
Se pueden distinguir los
siguientes asientos contables comunes:
- Depreciación y amortización de costos diferidos
- Retiro de propiedades
- Transferencia de inventarios
- Registro de los elementos del costo (Materia prima, Mano de obra y
gastos de fabricación)
Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y
documentos importantes del ciclo de producción podrían ser:
- Orden de producción
- Requisición de materiales
- Informes de producción
- Hoja de costos
- Hojas de aplicación de gastos de fabricación
- Tarjetas de tiempo (mano de obra)
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos para producción pondrían ser las siguientes:
BASE DE REFERENCIA
· Información de los elementos del costo
· Relaciones de importantes
· Hojas de ruta e ingeniería del producto
BASES DINAMICAS
· Hoja de costos
· Listados de valuación de inventarios
· Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo
· Análisis de otros costos amortizables
Enlaces con otros ciclos
Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes enlaces
normales con otros ciclos:
- Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras
- Embarque de productos, con el ciclo de ingresos
- Uso de mano de obra, con el ciclo de nominas
- Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras
CICLO
DE NÓMINAS
Generalidades
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas
funciones que se requiere llevar a cabo para:
·
La
contratación y utilización de mano de obra
·
El pago de
mano de obra
·
Clasificar,
resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra
El ciclo de nominas contiene la contratación,
utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de
obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.
Funciones Típicas
Las funciones
Típicas del ciclo de nómina son:
·
Reclutamiento y selección
de personal
·
Contratación de personal
·
Llevar las relaciones
laborales
·
Preparar informes de
asistencia
·
Registro, información y
control de la nomina
·
Desembolso de efectivo
Asientos contables comunes
Se pueden distinguir los
siguientes asientos contables comunes:
- Pago de nóminas
- Anticipo de sueldos y prestamos al personal
- Distribuciones de mano de obra
- Otras prestaciones al personal
- Ajuste de nóminas
Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y
documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
- Solicitud de empleo
- Contratos de Trabajo
- Informes de tiempo
- Tarjetas de reloj
- Autorización de ajustes de nómina
- Autorización de pagos especiales
- Recibos de pago
- Cheque
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos para nóminas pondrían ser las siguientes:
- Archivo maestro de personal conteniendo nombres e
información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados,
etc.
- Registros de salarios de empleados
Enlaces con otros ciclos
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes enlaces
normales con otros ciclos:
- Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería
- Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de
producción
CICLO
DE TESORERÍA
Generalidades
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas
funciones que tratan cobre la estructura y rendimiento del capital.Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.
Funciones Típicas
Las funciones
Típicas del ciclo de tesorería son:
- Relaciones con sociedades financieras y de crédito
- Relaciones con accionistas
- Administración del efectivo y de las inversiones
- Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos
- Custodia fiscal del efectivo y los valores
- Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios
Asientos contables comunes
Se pueden distinguir los
siguientes asientos contables comunes:
- Obtención y pago de financiamiento
- Emisión y retito de acciones
- Compra y venta de inversiones en valores
- Acumulación, cobros y pagos de intereses y
dividendos
- Amortización de descuentos, gastos y primas
diferidos, en relación con deudas e inversiones
- Cambios en los valores según libros de
inversiones y deuda
- Compra y venta de moneda extranjera
Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y
documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser:
- Certificados provisionales de acciones
- Acciones emitidas
- Obligaciones, bonos, papel comercial
- Acciones, bonos y otros instrumentos
adquiridos como inversiones
- Titulo de crédito como cheques, pagarés,
cartas de crédito, etc.
- Contratos de cambio de moneda extranjera para
entrega futura
- Fideicomiso o convenios para el plan de
beneficios a empleados
- Pólizas de seguros
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos para Tesorería pondrían ser las siguientes:
Base de Referencia
- Archivo maestro de accionistas
- Cédulas de trabajo de intereses y dividendos
- Libro de registros de accionistas y utilidades
- Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prestamos
Bases dinámicas
- Saldos de las cuentas bancarias
- Cartera de inversiones
- Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores
Enlaces con otros ciclos
Dentro del ciclo de tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces
normales con otros ciclos:
· Desembolsos de efectivo con el ciclo
de compras
· Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos
· Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos
· Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo
de nominas
BIBLIOGRAFIA
DECLARACION SOBRE NORMAS DE
AUDITORIA No.3, (1976). Traducción Autorizada del Statement of
Auditing Standards, del American Institute of Certified Public Acountants,
publicada por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Primera
Reimpresión.
NORMAS INTERNACIONALES DE
AUDITORIA, (2006). Emitidas por el Comité Internacional de Práctica de
Auditoría (IFAC), publicadas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
NORMAS DE AUDITORIA, (2006).
Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores.
José Luis Nuñez Urrutia
http://espanol.geocities.com/lemusgaren/Auditoria_ciclos.htm; consultado
el 26 de febrero de 2009.
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